Guide des droits et des démarches administratives
Procédure et formalités d'embauche d'un salariéFiche pratique
Lors de l'embauche d'un salarié, quelles que soient la nature et la durée du contrat, l'employeur doit respecter différentes formalités obligatoires dont la déclaration préalable à l'embauche (DPAE). Des formalités spécifiques supplémentaires sont prévues pour le recrutement de certaines catégories de salariés.
Le contenu d'une offre d'emploi doit respecter certaines règles. Elle doit être rédigée en français (sauf exceptions) et être datée. L'annonce ne doit pas mentionner de critères discriminatoires sous peine de poursuites.
Les motifs de discrimination relatifs à l'offre d'emploi s'appliquent également lors des entretiens.
Pôle emploi propose des outils d'aides au recrutement :
L'employeur n'a pas l'obligation d'informer Pôle emploi des offres de recrutement. Il peut utiliser d'autres sources, par exemple : annonces dans la presse, réseaux sociaux professionnels, supports en ligne, cabinets de recrutement, agences de travail temporaire, salons ou forums.
Lors de l'embauche d'un salarié, l'employeur doit le déclarer. Cette déclaration est réalisée au moyen de la déclaration préalable à l'embauche (DPAE).
La DPAEest déjà intégrée lorsque l'employeur utilise l'un des dispositifs suivants :
Titre emploi service entreprise (TESE)
Chèque emploi associatif (CEA)
Titre emploi simplifié agricole (TESA)
A quoi sert la DPAE
La DPAE permet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
Immatriculation de l'employeur au régime général de la sécurité sociale lors d'une 1re embauche
Immatriculation du salarié à la CPAM
Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage
Demande d'adhésion à un service de santé au travail
Demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche
Renseignements obligatoires
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
Code APE de l'entreprise
Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
Adresse de l'établissement
Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
Date et heure d'embauche prévisibles
Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois
Transmission
Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.
Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle est envoyée par télécopie ou par courrier RAR.
Elle doit être transmise à l'Urssaf dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
L'Urssaf n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) CERFA 14738*01
À noter
l'employeur n'a pas à effectuer de DPAE lors de la signature d'une convention de stage.Le TESE est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur.
Le CEA est un dispositif Urssaf destiné à simplifier certaines formalités devant être effectué par l'employeur du milieu associatif.
A quoi sert la DPAE
La DPAE- MSApermet à l'employeur d'accomplir les déclarations et demandes suivantes :
Immatriculation du salarié à la caisse de MSA
Affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage
Demande d'adhésion à un service de santé au travail
Demande de visite d'information et de prévention ou demande d'examen médical d'aptitude à l'embauche
Déclaration destinée à l'affiliation des salariés agricoles aux institutions de retraite complémentaire
Demande des exonérations de cotisations patronales pour l'emploi d'un travailleur occasionnel
Renseignements obligatoires
La DPAE doit comprendre les mentions suivantes :
Dénomination sociale de l'entreprise (ou nom et prénoms de l'employeur) et adresse de l'établissement
Code APE de l'entreprise
Numéro de Siret de l'établissement (ou le numéro de liasse délivré par le centre de formalités des entreprises, si l'immatriculation est en cours)
Adresse de l'établissement
Coordonnées du service de santé au travail dont l'employeur dépend
Nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, numéro de sécurité sociale du salarié (s'il est déjà immatriculé)
Date et heure d'embauche prévisibles
Nature, durée du contrat et de la période d'essai pour les CDI et les CDD supérieurs à 6 mois
Transmission
Elle doit être transmise à l'Urssaf avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La déclaration par voie électronique est obligatoire pour les entreprises qui ont adressé plus de 50 déclarations d'embauche au cours de l'année civile précédente.
Pour les autres entreprises, la déclaration en ligne est à privilégier, mais les employeurs peuvent remplir une déclaration papier. Elle peut être envoyée par télécopie ou par courrier RAR.
Elle doit être transmise à la caisse MSA dont dépend l'établissement où travaille le salarié avant l'embauche et au plus tôt 8 jours avant.
La MSA n'adresse plus d'accusé de réception aux employeurs qui transmettent leur DPAE par voie postale ou par télécopie.
Les employeurs qui emploient occasionnellement un ou plusieurs intermittents du spectacle les déclarent au guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO)
À savoir
l'employeur doit établir la DPAE même si le salarié n'est pas encore immatriculé. Il doit demander ensuite au salarié d'effectuer les démarches auprès de la CPAM (ou la MSA pour un salarié agricole) de son lieu de résidence pour obtenir son numéro de sécurité sociale (ou NIR).Autre déclaration préalable
En plus de la DPAE, l'employeur effectue une déclaration préalable des personnes recrutées, par lettre recommandée, adressée à l'inspection du travail :
Lors d'une nouvelle embauche dans un établissement qui a cessé d'employer du personnel pendant 6 mois au moins
Lors de la déclaration de modification de l'entreprise (changement d'exploitant, d'industrie ou de commerce, ou transfert géographique)
Le récépissé de la lettre recommandée doit être présenté par l'employeur sur demande de l'inspection du travail à la 1re visite de celle-ci.
Document à remettre au salarié
Une copie de la DPAE ou de l'accusé de réception doit être remise au salarié. Cette obligation est considérée comme remplie si le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, mentionnant l'organisme destinataire de la déclaration.
Sanctions en cas de non déclaration
Si l'employeur n'effectue pas de DPAE, il s'expose à :
La régularisation par l'Urssaf des cotisations de Sécurité sociale non payées du fait de l'absence de déclaration (sanction civile)
Une pénalité de 1 203 € par salarié concerné (sanction administrative)
Des sanctions pénales, car l'absence intentionnelle de DPAE constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié
En cas de dissimulation d'emploi salarié, l'employeur peut être condamné par le tribunal correctionnel. Dans ce cas, la peine cumulative est de :
45 000 € d'amende et 3 ans d'emprisonnement pour une personne physique,
225 000 € d'amende et un placement sous surveillance judiciaire pour une personne morale.
L'employeur remet au salarié un contrat de travail écrit en fonction de la nature du contrat.
Il informe le salarié :
Du statut collectif en vigueur dans l'entreprise : convention et/ou accords collectifs applicables
Des dispositifs collectifs d'épargne salariale dans l'entreprise et lui remet un livret d'épargne salariale
De la mutuelle d'entreprise obligatoire pour tous les salariés. Il remet au salarié une notice complète sur les garanties ouvertes lorsqu'un régime de prévoyance est en place dans l'entreprise.
Du bénéfice tous les 2 ans d'un entretien professionnel.
Il donne une information particulière sur les risques professionnels et leur prévention.
L'employeur qui souhaite embaucher un étranger doit, en plus des obligations exigées pour toute embauche, vérifier qu'il a le droit de travailler en France.
Le salarié nouvellement embauché doit être inscrit sur le registre unique du personnel.
La tenue de ce registre est obligatoire dès le 1er salarié embauché (ou dès l'arrivée d'un stagiaire).
L'employeur a l'obligation d'affilier ses salariés aux institutions des retraites complémentaires de l'Agirc-Arrco.
Cette affiliation s'effectue par la transmission unique et dématérialisée de la déclaration sociale nominative (DSN) à l'ensemble des organismes qui gèrent la protection sociale des salariés.
L'employeur doit organiser une visite d'information et de prévention ou un examen médical d'aptitude à l'embauche.
Sanctions en l'absence d'examens médicaux
L'employeur qui ne respecte pas ses obligations médicales encourt :
une amende de 1 500 €,
une peine de prison de 4 mois et une amende de 3 750 € en cas de récidive.
Question ? Réponse !
Services en ligne et formulaires
- Simulateur du coût d'embaucheUrssaf
- Publication d'une offre d'emploi en lignePôle emploi
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) en ligneUrssaf
- Déclaration préalable à l'embauche en ligne pour les salariés agricoles (DPAE-MSA)Urssaf
- Compte Urssaf en ligneUrssaf Caisse nationale (ex-Acoss)
- Calculer les cotisations sociales pour l'embauche d'un premier salariéUrssaf
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE)Ministère chargé du travail CERFA 14738*01
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricoleCaisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)Notice - DPAE d'un salarié agricole CERFA 14467*02
- Déclaration préalable à l'embauche (DPAE) pour un salarié agricole en contrat à durée déterminée (CDD) à temps pleinMinistère chargé de l'agricultureNotice - DPAE d'un CDD agricole à temps complet CERFA 14468*03
- Simulateur du coût d'embauche d'un salarié en contrat d'apprentissage ou de professionnalisationMinistère chargé du travail
- Consulter les aides de l'État et des collectivités territorialesMinistère chargé de l'économie
Où s'adresser ?
-
Pôle emploi pour les employeurs - 3995
Numéro unique pour les entreprises, les artisans, les commerçants et les employeurs qui souhaitent recruter, déposer une offre d'emploi et obtenir des informations sur le recrutement et les aides à l'embauche
39 95
Le lundi et jeudi de 7h35 à 13h10 et 13h30 à 16h50, le mardi et mercredi de 7h35 à 13h15, le vendredi de 7h35 à 11h25
Numéro gris ou banalisé : coût d'un appel vers un fixe et service gratuit, depuis un téléphone fixe ou mobile
Depuis l'étranger (entreprises frontalières par exemple), composer le +33 1 77 86 39 95
- Trouver son Urssaf
- Direction départementale en charge de l'emploi, du travail et des solidarités (DDETS ou DDETS-PP, ex-Direccte)
Pour en savoir plus
- Je recrute : comment éviter les erreurs ?Oups.gouv.fr
- Guide d'aide à la rédaction des offres d'emploiPôle emploi
- Outil d'aide à l'entretien d'embauchePôle emploi
- Prestation de conseil en ressources humaines pour les TPE-PMEMinistère chargé du travail
- MSA : offre de services pour faciliter les démarches et les déclarations des employeurs du secteur agricoleCaisse centrale de la mutualité sociale agricole (MSA)
Références
-
Code du travail : articles L5331-1 à L5331-6
Diffusion et publicité des offres et demandes d'emploi - Interdictions -
Code du travail : article L5332-1
Conditions de publication et de diffusion des offres d'emploi. Offre d'emploi datée -
Code du travail : articles L1221-10 à L1221-12-1
Déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : article L8223-2
Droit des salariés concernant la déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : articles R1221-1 et R1221-2
Conditions de la déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : article R1221-3
Organismes destinataires de la déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : article R1221-4
Délai de transmission de la déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : article R1221-5
Transmission déclaration préalable à l'embauche -
Code du travail : article R1221-9
Documents à remettre au salarié -
Code du travail : article R1227-1
Dispositions pénales non-respect des formalités liées au contrat de travail -
Code du travail : articles L8224-1 à L8224-6
Dispositions pénales travail dissimulé -
Code pénal : article 131-38
Peines applicables aux personnes morales -
Code du travail : article L1221-17
Autres formalités à l'embauche et à l'emploi -
Code du travail : articles R4624-10 à R4624-15
Visite d'information et de prévention (Vip) -
Code du travail : article L4745-1
Infractions aux règles relatives à la médecine du travail -
Code du travail : article R4745-1
Infractions aux règles relatives à la médecine du travail
